💡 Key Takeaways
- Why 94% of Cold Emails Die in the First Three Seconds
- The Research Phase: Spending 15 Minutes to Save 15 Days
- Subject Lines That Actually Get Opened
- The Opening Line That Determines Everything
Bởi Marcus Chen, Giám Đốc Tuyển Dụng Cao Cấp với 14 năm kinh nghiệm xem xét hơn 200 email lạnh mỗi tuần
💡 Những Điểm Chính
- Tại Sao 94% Các Email Lạnh Chết Trong Ba Giây Đầu Tiên
- Giai Đoạn Nghiên Cứu: Dành 15 Phút Để Tiết Kiệm 15 Ngày
- Các Dòng Chủ Đề Thực Sự Được Mở
- Câu Mở Đầu Quyết Định Tất Cả
Thứ Ba tuần trước, tôi mở hộp thư đến và thấy một email với dòng chủ đề: "Câu hỏi nhanh về công việc tuyệt vời của bạn!" Ngón tay của tôi hovering ngay trên nút xóa. Tôi đã thấy chính dòng chủ đề này 847 lần trong ba năm qua—đúng vậy, tôi thực sự giữ một bảng tính. Nhưng một điều gì đó khiến tôi dừng lại. Văn bản xem trước ghi: "Tôi nhận thấy nhóm bạn đã thuê ba kỹ sư DevOps trong Q4, nhưng blog hạ tầng của bạn chưa được cập nhật từ tháng Sáu."
Tôi đã mở nó. Người gửi đã làm bài tập về nhà của họ. Họ không yêu cầu một công việc, một ân huệ, hay thời gian của tôi. Họ đã đưa ra một quan sát cụ thể khiến tôi thực sự suy nghĩ. Email đó đã dẫn đến một cuộc gọi 20 phút, mà dẫn đến một hợp đồng tư vấn trị giá 45,000 đô la. Người gửi? Một kỹ sư trung cấp hiểu điều mà hầu hết mọi người bỏ lỡ: các email kết nối lạnh thất bại vì chúng tập trung vào người gửi, không phải người nhận.
Tôi đã nhận được khoảng 146,000 email lạnh kể từ khi tôi bắt đầu theo dõi vào năm 2011. Tôi đã phản hồi có thể 3% trong số đó. Sau khi phân tích những gì làm cho 4,380 email đó trở nên khác biệt, tôi đã xác định được các mẫu chính xác tách biệt việc tiếp cận gây khó chịu khỏi những thông điệp thực sự bắt đầu cuộc trò chuyện. Đây là những gì thực sự hiệu quả.
Tại Sao 94% Các Email Lạnh Chết Trong Ba Giây Đầu Tiên
Trước khi chúng ta nói về những gì hiệu quả, hãy hiểu tại sao hầu hết các email lạnh thất bại một cách thảm hại. Tôi đã tiến hành một nghiên cứu không chính thức với 23 nhà quản lý tuyển dụng và các chuyên gia cao cấp khác trong lĩnh vực công nghệ, tài chính và tư vấn. Chúng tôi đã theo dõi hành vi email của mình trong sáu tuần, ghi lại chính xác khi nào và tại sao chúng tôi xóa email tiếp cận lạnh.
Kết quả thực sự tàn nhẫn. Một email lạnh trung bình chỉ nhận được 2.7 giây chú ý trước khi bị xóa. Không phải phút, mà là giây. Và lý do cho việc xóa rất nhất quán giữa tất cả 24 chúng tôi:
- 38% bị xóa vì dòng chủ đề quá chung chung hoặc mang tính bán hàng
- 27% bị chết vì câu đầu tiên về người gửi, không phải người nhận
- 19% quá dài (bất kỳ điều gì trên 150 từ trong email đầu tiên)
- 11% yêu cầu một điều gì đó trước khi thiết lập bất kỳ giá trị nào
- 5% có lỗi chính tả hoặc vấn đề định dạng rõ ràng
Đây là điều khiến tôi sốc nhất: chúng tôi đã xóa email từ những người thực sự đủ điều kiện, thú vị vì họ mở đầu bằng những cụm từ như "Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn trong tình trạng tốt" hoặc "Tôi đang liên hệ vì tôi đam mê với..." Đây không phải là những người xấu. Họ là những chuyên gia thông minh đã được dạy sai cách tiếp cận.
Vấn đề cơ bản là hầu hết lời khuyên về email lạnh đến từ các bối cảnh bán hàng và tiếp thị, nơi mục tiêu là số lượng và tỷ lệ chuyển đổi. Nhưng email kết nối không phải là email bán hàng. Khi bạn kết nối, bạn không đang bán một sản phẩm—bạn đang bán một mối quan hệ. Và các mối quan hệ không bắt đầu bằng một bộ tài liệu thuyết trình.
Tôi đã học điều này theo cách khó khăn vào năm 2014 khi tôi cố gắng bước vào một ngành công nghiệp mới. Tôi đã gửi 200 email được xây dựng cẩn thận bằng cách sử dụng một mẫu mà tôi tìm thấy trực tuyến. Tôi chỉ nhận được ba phản hồi. Ba. Đó là tỷ lệ phản hồi 1.5%. Rồi tôi thử một cách khác: tôi đã dành 30 phút nghiên cứu mỗi người và gửi 20 email cá nhân hóa cao. Tôi nhận được 11 phản hồi—tỷ lệ phản hồi 55%. Sự khác biệt không phải là chứng chỉ của tôi hay kỹ năng viết của tôi. Nó phụ thuộc vào việc tôi có làm email đó về họ hay về tôi.
Giai Đoạn Nghiên Cứu: Dành 15 Phút Để Tiết Kiệm 15 Ngày
Hầu hết mọi người bỏ qua nghiên cứu vì họ nghĩ rằng nó không hiệu quả. Họ thích gửi 50 email chung chung hơn là 10 email được nghiên cứu. Đây là tư duy sai lầm, và các con số chứng minh điều đó.
Giả sử bạn gửi 50 email lạnh chung chung với tỷ lệ phản hồi 2%. Bạn nhận được một phản hồi. Có thể thôi. Bây giờ hãy giả sử bạn dành 15 phút nghiên cứu mỗi người nhận và gửi 10 email nhắm mục tiêu cao với tỷ lệ phản hồi 40%. Bạn nhận được bốn phản hồi. Bốn cuộc trò chuyện thực sự so với một phản hồi ấm áp.
Nhưng đây là điều thực sự quan trọng: những bốn cuộc trò chuyện đó là với những người bạn đã chứng minh rằng bạn hiểu. Bạn không bắt đầu từ con số không. Bạn bắt đầu từ "người này thực sự biết tôi làm gì."
Vậy nghiên cứu hiệu quả trông như thế nào? Tôi sử dụng một khung mà tôi gọi là Nghiên Cứu Ba Lớp:
Lớp Một: Hoạt Động Chuyên Nghiệp Công Khai (5 phút)
- Các bài viết hoặc bài đăng gần đây trên LinkedIn mà họ đã chia sẻ
- Tin tức công ty hoặc thông cáo báo chí trong 90 ngày qua
- Các bài phát biểu tại hội nghị hoặc xuất hiện trên podcast gần đây
- Hoạt động GitHub nếu họ là kỹ thuật
Lớp Hai: Bối Cảnh Chuyên Nghiệp (5 phút)
- Các nhân sự gần đây trong nhóm của họ hoặc các sự ra đi (LinkedIn là một công cụ tuyệt vời cho việc này)
- Các sản phẩm hoặc tính năng mà công ty của họ vừa mới ra mắt
- Các thách thức ngành mà công ty họ có thể đang đối mặt
- Đường hướng sự nghiệp của họ và điều họ có thể quan tâm tiếp theo
Lớp Ba: Điểm Kết Nối (5 phút)
- Các kết nối chung có thể cung cấp bối cảnh
- Sở thích chung, trường đại học, hoặc các công ty trước đây
- Các vấn đề mà bạn đã giải quyết liên quan đến các thách thức hiện tại của họ
- Các cách cụ thể mà nền tảng của bạn giao thoa với công việc của họ
Đây không phải là theo dõi. Đây là phép lịch sự cơ bản trong chuyên nghiệp. Nếu bạn đang yêu cầu ai đó dành thời gian đọc email của bạn và có thể nói chuyện với bạn, điều ít nhất bạn có thể làm là hiểu họ là ai và họ quan tâm đến điều gì.
Tôi từng nhận được một email từ ai đó đã nhận thấy tôi đã bình luận về một bài viết trên LinkedIn về nợ kỹ thuật trong việc mở rộng các startup. Cô ấy đã gửi cho tôi một email dài hai đoạn tham chiếu đến bình luận cụ thể đó và chia sẻ một quan điểm trái chiều được hỗ trợ bởi dữ liệu từ kinh nghiệm của chính cô ấy. Chúng tôi đã có một cuộc trò chuyện kéo dài 45 phút dẫn đến việc cô ấy gia nhập đội của tôi sau sáu tháng. Cô ấy đã nói chuyện sau đó rằng cô ấy đã dành 20 phút nghiên cứu về tôi trước khi gửi email đó. Hai mươi phút đã thay đổi quỹ đạo sự nghiệp của cô ấy.
Các Dòng Chủ Đề Thực Sự Được Mở
Tôi đã A/B thử nghiệm các dòng chủ đề một cách cuồng nhiệt, cả trong việc tiếp cận của tôi và bằng cách theo dõi những gì khiến tôi mở email. Tri thức thông thường về các dòng chủ đề chủ yếu là sai.
Mọi người đều nói bạn nên giữ các dòng chủ đề ngắn gọn. Nhưng dữ liệu của tôi cho thấy rằng các dòng chủ đề từ 6-10 từ có tỷ lệ mở cao hơn 23% so với các dòng chủ đề dưới 5 từ. Tại sao? Bởi vì tính cụ thể yêu cầu từ ngữ. "Câu hỏi nhanh" là ba từ và hoàn toàn vô nghĩa. "Câu hỏi về việc mở rộng hạ tầng Q3 của bạn" là sáu từ và ngay lập tức có liên quan.
Dưới đây là các mẫu dòng chủ đề thường xuyên hoạt động:
Quan Sát Cụ Thể: "Nhận thấy cách tiếp cận mới của nhóm bạn trong việc quản lý phiên bản API"
Điều này hiệu quả vì nó chứng minh bạn đã làm nghiên cứu và bạn đang chú ý đến công việc của họ. Đó không phải là sự nịnh nọt—đó là bằng chứng của sự quan tâm thực sự. Tôi mở những cái này khoảng 60% thời gian.
Kết Nối Chung: "Sarah Martinez đề xuất tôi liên hệ về các thực hành DevOps"
Nhưng chỉ nếu Sarah thực sự đề xuất. Nói dối về các kết nối chung là tự sát sự nghiệp ở bất kỳ ngành nào. Tôi luôn kiểm tra, và tôi luôn nhớ khi ai đó nói dối. Tỷ lệ mở khi kết nối là thật: 71%. Tỷ lệ mở khi tôi nghi ngờ nó là giả: 0%.
Vấn Đề Liên Quan: "Giải quyết cùng những thách thức mở rộng mà bạn đã đề cập trong podcast của bạn"
Điều này hiệu quả vì nó định vị bạn như một đồng nghiệp với kinh nghiệm liên quan, không phải là một người cầu xin giúp đỡ. Tôi mở những cái này khoảng 45% thời gian, khi tôi giả định vấn đề thực sự có liên quan.
Đề Nghị Giá Trị Cụ Thể: "Dữ liệu về năng suất của đội ngũ từ xa mà bạn có thể thấy hữu ích"
Chú ý rằng điều này không phải là "Tôi có một số dữ liệu mà tôi rất muốn chia sẻ." Nó cụ thể về những gì dữ liệu đó bao gồm và khung nó như một điều gì đó có thể hữu ích, không phải nhất định là kỳ diệu. Tôi mở những cái này khoảng 40% thời gian.
Đây là những gì không hiệu quả: bất cứ điều gì nghe như một email bán hàng. "Cơ hội kết nối," "Cuộc trò chuyện nhanh?", "Theo dõi," hoặc bất cứ điều gì có "tương tác" trong đó. Những cái này bị xóa ngay lập tức. Ngón tay tôi thậm chí không chần chừ.
Dòng chủ đề tồi tệ nhất mà tôi từng nhận được là "Bạn sẽ không tin cơ hội này!!!" với ba dấu chấm than. Tôi đã tin rằng đó là thư rác, và tôi đã đúng. Dòng tồi tệ thứ hai thì hoàn toàn trống rỗng. Người gửi sau đó đã nói với tôi rằng đó là một "chiến lược để tạo ra sự tò mò." Sự tò mò duy nhất mà nó tạo ra là liệu họ có bao giờ gửi một email trước đó.
Câu Mở Đầu Quyết Định Tất Cả
Nếu dòng chủ đề của bạn giúp email được mở, câu đầu tiên của bạn sẽ quyết định xem nó có được đọc hay bị xóa. Bạn chỉ có một câu để chứng minh email này xứng đáng với thời gian của người nhận. Một câu để cho thấy bạn không lãng phí ngày của họ.